Wettelijke eisen selectielijst

Artikel 5 van de Archiefwet stelt dat de zorgdrager verplicht is tot het ontwerpen van selectielijsten waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen.

De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 stellen de volgende eisen aan het opstellen van een selectielijst:

Voorbereiding voor het opstellen van de selectielijst
De zorgdrager betrekt bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste:
a. de persoon die hij binnen zijn organisatie uit hoofde van diens verantwoordelijkheid voor de informatiehuishouding daartoe heeft aangewezen;
b. indien deze is benoemd de archivaris die de beheerder is van de archiefbewaarplaats die is bestemd of mede is bestemd voor de bewaring van de archiefbescheiden van de zorgdrager;
c. in afwijking van onderdeel b de algemene rijksarchivaris indien de in dat onderdeel bedoelde archiefbewaarplaats een rijksarchiefbewaarplaats is;
d. een deskundige op het terrein van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie.

Op de voorbereiding van een selectielijst is afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht van toepassing.

Eisen aan de selectielijst
• De lijst moet zijn voorzien van een titel, die duidelijk aangeeft op welk overheidsorgaan de selectielijst betrekking heeft.
• De lijst moet een overzicht bevatten van de taken van het overheidsorgaan.
• De kern van de lijst is een systematische opsomming van archiefbescheiden. Deze opsomming bevat zowel de categorieën te bewaren als te vernietigen archiefbescheiden. De systematische opsomming is in overeenstemming met de voor het archief geldende ordeningsstructuur.
• Bij archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen, vermeldt de lijst na welke termijn de stukken moeten worden vernietigd.
• De lijst moet zijn voorzien van een toelichting. Deze toelichting verantwoordt op welke wijze er bij het opstellen van de lijst rekening is gehouden met:
- de taak van het overheidsorgaan;
- de verhouding van het overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;
- de waarde die de archiefbescheiden hebben als bestanddeel van het cultuurhistorisch erfgoed;
- het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- en bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.
• De toelichting bevat een verslag van de wijze waarop derden en in elk geval bedoeld de personen in artikel 3, eerste lid, bij het ontwerpen van de selectielijst betrokken zijn en van de inhoud van het met hen gevoerde overleg en een verslag van de procedure die is gevolgd bij het ter inzage leggen van de conceptlijst.
• Selectielijsten worden vastgesteld voor de duur van ten hoogste 20 jaar en een besluit tot vaststelling van een selectielijst wordt bekendgemaakt in de Staatscourant.

(Artikelen 2 Archiefwet en 2, 3, 4 en 5 van het Archiefbesluit)


Zoeken
Erfgoedinspectie