Archiefbeheersregels

Ministeries, Hoge Colleges van Staat, organen van de Publiekrechtelijke Bedrijfsorganisatie en Zelfstandige Bestuursorganen zijn verplicht archiefbeheersregels op te stellen. Deze verplichting staat omschreven in artikel 14 van het Archiefbesluit 1995: 'De zorgdragers, genoemd in de artikelen 23, eerste lid, en 41, eerste lid, van de wet, stellen ten aanzien van hun archiefbescheiden beheersregels vast'. Dit is het enige dat in de wetgeving is vastgelegd over archiefbeheersregels.

Waarom zijn archiefbeheersregels belangrijk?

Archiefbeheer maakt deel uit van de informatievoorziening van een organisatie. Informatie is een waardevol productiemiddel én eindproduct. Daarom is het belangrijk regels op te stellen voor een zorgvuldig beheer, net zoals dit gebeurt met de financiën van een organisatie. De archiefwetgeving is daarnaast ook gericht op cultuurbehoud. Door beheersregels verplicht te stellen, dwingt de wetgever overheidsorganisaties het archiefbeheer zo te regelen, dat het archief als cultureel erfgoed goed beschermd wordt.

Wat zijn archiefbeheersregels?

Archiefbeheer wordt als volgt gedefinieerd: 'de feitelijke werkzaamheden die tot doel hebben archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren'. De archiefwetgeving regelt het archiefbeheer alleen op hoofdlijnen. De wetgever heeft ervoor gekozen om het opstellen van gedetailleerde regels over te laten aan het overheidsorgaan zelf. De overheidsorganen verschillen immers van elkaar wat betreft taken, werkwijze en omvang. Elke organisatie zal de informatievoorziening dan ook anders inrichten voor de optimale ondersteuning van de primaire werkprocessen.

Zoeken

Erfgoedinspectie